- poskytneme vzory spisového řádu, spisového plánu, archivní knihy a návrhu skartačního řízení
- pomáháme se správou skartačního řízení, vedením podacího deníku a spisovny, s plněním nařízení eIDAS
- řešíme požadavky na vedení spisové služby na základě zkušeností získaných z kontrol archivů
- chráníme před zbytečnými pokutami ze státního oblastního archivu
- nastavíme procesy pro vedení spisové služby
- spolupracujeme s vámi při kontrole z oblastního archivu
- sledujeme a informujeme vás o změnách v legislativě
Minimalizujeme riziko a ochráníme vás před následujícím:
- udělením nápravných opatření ze státních oblastních archivů
- nedodržením zákonných lhůt a povinností dle příslušné legislativy
- pokutami ze státních oblastních archivů
- nedostatkem informací potřebných k výkonu spisové služby a archivnictví
V rámci produktu vám připravíme a dodáme:
- vzor spisového řádu
- vzor spisového plánu
- archivní knihu
- žádost o provedení skartačního řízení
Budeme vás informovat zejména o těchto skutečnostech:
- o průběhu, závěrech kontrol a dohlídek v jiných organizacích ze státního oblastního archivu
- o aktuálních změnách vašich zákonných povinností a očekávaném vývoji legislativy v oblasti archivnictví
- o aktuálně vydaných metodických pokynech ze státních oblastních archivů a MVČR
Intenzivně vám pomáháme:
- s vedením skartačního řízení
- s vedením podacího deníku
- s vedením spisovny
- s vedením jmenného rejstříku
- s průběhem dohlídek a kontrol ze státního oblastního archivu, kdy zajistíme vaši součinnost a komunikaci s dozorovým orgánem
V rámci poskytovaného produktu vás upozorňujeme na dodržení:
- zákonné lhůty pro skartační řízení
- lhůt pro splnění uložených nápravných opatření
- plnění nařízení eIDAS
Produkt „Poradenství v oblasti archivnictví, spisové služby a souvisejících činností“ obsahuje:
- pomoc s plněním nařízení eIDAS
- pomoc s implementací a vedením jmenného rejstříku
- pomoc při zpracování/přepracování spisového řádu
- pomoc při zpracování/přepracování spisového plánu
- pomoc při organizaci spisů (označení šanonů, organizace spisovny, apod.)
- pomoc s vedením archivní knihy
- dodání vzoru žádosti o provedení skartačního řízení
- součinnost při kontrolách ze státních oblastních archivů
- spolupráci při skartačním řízení
- dohled nad dodržováním zákonných povinností a zákonných lhůt
- poskytování informací o legislativních změnách v oblasti spisové služby
- poskytování informací o metodických pokynech ze státních oblastních archivů a MVČR
- čtyři osobní návštěvy ročně v místě vašeho sídla, během těchto návštěv s vámi konzultant probere všechna témata z vybraných produktů
- minimální doba trvání objednané služby je 6 měsíců
- rozsah služby je určen dle standardizovaného spisového řádu/plánu státního oblastního archivu
- individuální archivní plán/řád je potřeba objednat nad rámec tohoto produktu
- služba nezahrnuje výkon právních služeb a právního poradenství
Produkt vychází zejména z níže uvedené legislativy ve znění pozdějších předpisů:
- Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014, o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES
- Zákon č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci, a související změnový zákon č. 251/2017 Sb.
- Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
- Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
- Nařízení vlády č. 266/2010 Sb., o převodu některých archiválií ve vlastnictví České republiky do zahraničí
- Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
- Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádí zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů